Su negocio comienza a trabajar en el proyecto de su sueño. El éxito está casi garantizado, pero si fracasa, reconquistar no será fácil.

Salas de datos virtuales aparecieron como solución a las necesidades de hacer operaciones de M&A (fusión y adquisición), que son el tipo de operaciones cuando se transfiere el derecho de administrar el negocio o una de sus partes. Dicha operación necesita operar significantes cantidades de ficheros y archivos, cosa que es más fácil de manejar en el espacio virtual. Para ello aparecen las salas de datos virtuales.

La incomodidad de este caso es obvia: se tiene que mandar un representante de la empresa a otra localidad, hasta a un otro continente y pagarle los gastos del viaje. Por su parte, el vendedor tenía que comprar un espacio para tener los informes, ya que se trataba de miles de casos. En los años anteriores no existía la posibilidad de mirar los archivos necesarios en la red, los clientes y socios potenciales debían viajar hasta las oficinas de la empresa principal, la cual posibilitaba el acceso a la documentación correcta. Las salas virtuales no ocupan espacio, porque todos los documentos se guardan en los servers del proveedor, es decir, en un es.datarooms.org sitio web. Es muy importante cuidar que los documentos guardados no desaparezcan o lleguen a manos de unas terceras personas. Si se debía que hacer unas copias de los documentos, se debía pedir acceso por escrito. Lo que era aún más difícil de guardar, era la seguridad, porque que los documentos eran de fácil acceso.

Ahora este método de trabajar con la documentación ya se ha hecho algo del pasado. El funcionamiento de una sala de datos posibilita un proceso de trabajo abierto con muchas compañías compradoras, que aumenta las probabilidades de éxito en el mercado. Una sala de datos virtual es una plataforma web cómodamente organizada, que permite cumplir con protección de altos niveles y que dispone de varios especialistas en el servicio de salas de datos. Los ficheros están bien puestos de acuerdo con las categorias que se imponen. Como conceptos más significantes en las salas de datos virtuales, podemos definir comodidad y seguridad. Salas de datos virtuales se desarrollaron como una respuesta perfecta a mayores necesidades de las corporaciones.

Si piensa de una sala de datos como algo serio y muy especializado, puede relajarse, ya que esta herramienta virtual se adapta a los deseos del que la contrata. Se puede poner restricción por horas o IP, algunas empresas ofrecen también varios niveles de autorización, por lo que puede estar seguro de que sus archivos no irán a parar en manos no peligrosas. Los dos andan muy juntos, ya que cuando se comienza el trabajo con una sala virtual, los derechos de entrada se da sólo a los trabajadores autorizados, que se puede modificar o restringir, página por página. El interfaz suele ser bastante fácil de aprender, en 15 minutos ya estará preparado para utilizarlo. Los líderes del sector suelen ofrecersoluciones personalizadas no sólo en lo que se refiere al presupuesto, pero también en las opciones, la funcionalidad, acceso, organización. Y, por supuesto, a todas horas puede contar con el soporte de un asistente para qualquier cuestión que puede aparecer.

De acuerdo con los datos de iDeals Solutions, las salas de datos virtuales se utilizan a menudo en las siguientes operaciones que requieren protección de la información confidencial:

  • análisis y presentación de los informes
  • creación de un archivo completo de datos
  • actividades de auditoría
  • acuerdos de M&A
  • selección y preparación de datos para los inversores
  • Claro que puede seguir utilizando una sala da datos tradicional, pero en el mundo moderno y globalizado la mejor opción será utilizar los últimos avances tecnológicos que proporcionan comodidad, seguridad, soluciones personalizadas para los clientes y que optimizan muchísimo el manejo de datos y trabajo con los datos más importantes.